Как снизить издержки компании: оптимизация процессов с ИИ

Снижение издержек в компании быстрее всего даёт работа с процессами: убрать ручную рутину, ошибки, простои и лишние согласования, пересмотреть закупки и подрядчиков. Чтобы найти, где именно уходят деньги, замерьте время по ключевым процессам и сведите его в карту. Дальше для каждой потери подбирают меру: регламент, обычную автоматизацию или ИИ-агента.

Урезать бюджеты на рекламу или премии проще, но такая экономия часто бьёт по выручке. Ниже шесть зон, где компании теряют деньги: как их найти, что делать с каждой и как посчитать эффект на условном примере. Отдельный раздел посвящён оптимизации штата.

Где компания теряет деньги: шесть зон

Потери редко видны в бюджете отдельной строкой. Зарплата бухгалтера одинакова, тратит ли он день на анализ или на ручное разнесение выписки. Поэтому снижение издержек предприятия начинают с вопроса, на что уходит рабочее время и где оно пропадает зря.

Зона	Как выглядит	Чем мерить
Ручная рутина	Копирование заявок в CRM, сбор отчётов, перенос данных между 1С и таблицами	Часы в неделю по каждому сотруднику
Ошибки и переделки	Неверная цена в КП, платёж не на той статье, пересорт на складе	Число исправлений, возвраты, штрафы
Простои и ожидание	Заявка лежит до вечера, документ ждёт подписи, менеджер ждёт ответа склада	Время от события до результата
Лишние согласования	Три подписи на закупку за 5 000 ₽, отчёт проходит через двух руководителей	Число шагов и дней на согласование
Закупки и запасы	Заказ поставщику «на глаз», дефицит или замороженные деньги в остатках	Дни без товара, оборачиваемость
Дорогие подрядчики	Дизайн, тексты, расшифровки, отчёты, которые отдают на сторону	Счета подрядчиков за квартал

Ручная рутина

Это самая большая статья потерь и самая незаметная. Менеджер копирует заявки из почты и мессенджеров в CRM. Бухгалтер разносит выписку построчно. Кто-то каждый понедельник сводит продажи из пяти источников для собственника. По отдельности это полчаса-час в день. На отдел за месяц набираются десятки часов.

Ошибки и переделки

Ошибка стоит дважды: время на исправление и прямые потери. Счёт с неверной ценой, отгрузка не того товара, платёж, который всплывает при закрытии месяца. Чаще всего ошибки появляются там, где человек переносит данные руками из одной системы в другую.

Простои и ожидание

Заявка с сайта пришла в 11:00, менеджер увидел её в 16:00. Клиент за это время написал конкурентам. Такая потеря не попадает в расходы, но бьёт по выручке. Меряют её временем от события до действия: от заявки до первого ответа, от звонка до КП, от закрытия дня до отчёта.

Лишние согласования

Согласования вводят после ошибки и потом годами не пересматривают. Закупка канцелярии проходит те же три подписи, что и закупка оборудования. Каждый лишний шаг добавляет день ожидания и час чужого времени.

Закупки и запасы

Закупщик считает заказ по опыту и таблице. Итог предсказуем: часть позиций заканчивается раньше срока, часть лежит месяцами. Деньги в лишних остатках — тоже издержки, хотя в отчёте их видно как актив.

Дорогие подрядчики

Часть работы компании отдают на сторону по привычке: изображения для карточек товаров, тексты, расшифровки встреч. Если работа повторяется и у неё есть понятные правила, ИИ делает её быстрее подрядчика и без ожидания согласований. Похожая история со сметами: у одного из наших клиентов смета на ремонт занимала 3–5 часов, с Claude Code на неё уходит полчаса.

Как найти потери: замер времени и карта процессов

Списка зон мало. Нужно понять, какие из них дорого стоят именно вам. Для этого хватает двух инструментов.

Замер времени

Возьмите 10–15 процессов, которые повторяются каждую неделю. По каждому зафиксируйте, кто его делает, сколько раз и сколько времени уходит. Лучший источник — данные систем: отметки времени в CRM, журнал звонков в телефонии, число операций в 1С. Для процессов, которые не оставляют следов, подойдёт хронометраж: сотрудник две недели отмечает время на задачу. Опрос «сколько у вас уходит времени» оставьте на крайний случай: люди плохо помнят, сколько минут съедает рутина.

Двух недель обычно хватает: в замер попадают и обычные, и пиковые дни.

Карта процессов

Для начала хватит таблицы, схема в нотации не нужна. В строках процессы, в столбцах: кто выполняет, сколько часов в месяц, какие системы участвуют, где ждут, где ошибаются. Как собрать такую таблицу без BPMN, мы показали в статье про описание бизнес-процессов.

Процесс	Кто	Часов в месяц	Системы	Где теряется время
Заявки в CRM	3 менеджера	60	Почта, Telegram, Битрикс24	Копирование, заявки ждут до вечера
Счета и КП	3 менеджера	63	Битрикс24, прайс в таблице	Сбор из трёх файлов, ошибки в цене
Разнесение платежей	Бухгалтер	42	Банк, 1С	Построчный разбор выписки
Отчёт собственнику	Финменеджер	21	1С, банк, CRM	Сведение вручную раз в неделю
Заказ поставщику	Закупщик	16	МойСклад, таблица	Расчёт по опыту

Пример, цифры условные.

Уже по такой таблице видно, где сосредоточены часы. Дальше каждый процесс оценивают по трём параметрам: как часто он повторяется, сколько времени занимает и сколько стоит ошибка. Скоринг по этим параметрам мы подробно разобрали в статье о том, что автоматизировать первым.

Оптимизация бизнес-процессов: какие меры дают эффект

Для каждой потери есть своя мера, и самая дорогая не всегда самая полезная. Оптимизация бизнес-процессов компании обычно идёт в три слоя.

Мера	Когда подходит	Пример
Регламент и упрощение	Процесс делают по-разному, лишние шаги, нет ответственного	Закупки до 10 000 ₽ без согласования, единый шаблон КП
Классическая автоматизация	Данные в жёстком формате, правило можно записать заранее	Обмен 1С с банком, заявки с сайта сразу в CRM
ИИ-агенты	Работа с текстом, звонками, письмами, документами в свободной форме	Разбор писем в сделки, оценка звонков, черновик заказа поставщику

Регламент и упрощение

Самая дешёвая мера, и с неё стоит начинать. Уберите согласования, которые давно ничего не защищают. Назначьте одного ответственного за процесс. Запишите, как его делать, чтобы каждый менеджер не изобретал свой способ. Часть потерь исчезает уже на этом шаге, без затрат на разработку.

Есть и вторая причина начинать с регламента. Если автоматизировать процесс, которого нет, система закрепит один из вариантов, а остальные сотрудники продолжат работать по-старому рядом с ней.

Классическая автоматизация

Там, где данные структурированы, хватает того, что уже умеют ваши системы. Обмен 1С с банком, правила распределения заявок в CRM, шаблоны документов, интеграции между сервисами. Такая автоматизация надёжна, пока формат не меняется.

ИИ-агенты

ИИ закрывает то, что раньше оставалось за человеком: прочитать письмо и создать сделку, расшифровать звонок и оценить по скрипту, разобрать выписку и спорные платежи отложить для бухгалтера. По оценке McKinsey, генеративный ИИ вместе с другими технологиями может автоматизировать задачи, которые сейчас занимают 60–70% рабочего времени сотрудников. Это оценка потенциала по экономике в целом, у конкретной компании цифра будет своя. Но она хорошо показывает, сколько рутины лежит в обычной офисной работе.

ИИ-агент работает в ваших системах: берёт данные из 1С, CRM и таблиц, выполняет задачу по расписанию или по событию и присылает результат. Как устроена такая автоматизация и чем она отличается от RPA, описано на странице автоматизации бизнес-процессов с ИИ.

Лучше всего слои работают вместе. Регламент задаёт, как делать правильно. Интеграция переносит данные. ИИ разбирает текст и принимает решение там, где правило заранее не запишешь, а неясные случаи отдаёт человеку.

Как сократить расходы без потери качества

Снижение издержек ломает бизнес, когда режут то, что приносит деньги. Несколько правил, которые помогают этого избежать.

• Сначала убирайте потери, потом трогайте бюджеты. Ручная рутина и ошибки не создают ценности, их можно убирать без риска для выручки. Реклама, обучение и контроль качества её создают.
• Не убирайте проверку раньше времени. Когда процесс автоматизирован, человек сначала проверяет каждый результат, потом выборочно. Снимать проверку можно, когда качество подтверждено на реальных данных.
• Считайте закупки по данным. Прогноз спроса и черновик заказа поставщику по остаткам и продажам снижают и дефицит, и замороженные деньги.
• Пересмотрите подрядчиков. Выпишите всё, что отдаёте на сторону, и проверьте, что из этого может делать ИИ под контролем сотрудника.
• Не покупайте новую систему без нужды. Подключиться к 1С, CRM и таблицам, которые уже есть, обычно дешевле, чем внедрять новую программу и переучивать команду.

Оптимизация штата: что на самом деле даёт ИИ

Вопрос об оптимизации штата при внедрении ИИ возникает почти всегда. ИИ забирает часть задач и освобождает часы. Нейросеть не увольняет и не нанимает, решение о людях остаётся за руководителем.

Дальше у компании есть несколько вариантов.

1. Расти без найма. Поток заявок вырос на треть, а нового менеджера не нанимают, потому что рутину забрал агент. Обычно это самый безболезненный сценарий, и именно так растёт производительность труда в компании.
2. Перевести людей на другую работу. Освободившиеся часы бухгалтера уходят на управленческий учёт, часы менеджеров на звонки клиентам, до которых раньше не доходили руки.
3. Отказаться от подрядчиков и совместителей. Внешний дизайнер, расшифровщик, фрилансер на отчётах. Экономия видна в первом же месяце.
4. Сократить численность. Возможно, но это последний вариант, и у него есть цена.

Если компания выбирает сокращение, оно идёт по Трудовому кодексу. Работника нужно предупредить персонально и под подпись не менее чем за два месяца и предложить ему имеющиеся вакансии (ст. 180 ТК РФ). При увольнении выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Если человек за месяц не нашёл работу, средний заработок платится и за второй месяц, а в исключительных случаях по решению службы занятости и за третий (ст. 178 ТК РФ). Есть и преимущественное право на оставление на работе для отдельных категорий (ст. 179 ТК РФ). Процедуру лучше вести с юристом.

Сокращать человека до того, как процесс прошёл проверку качества, рискованно: вы платите пособие и можете остаться без того, кто знал, как делать работу. Сначала процесс должен стабильно работать месяц-два, потом принимается решение о штате.

Когда сотрудники видят, что автоматизация означает увольнения, они начинают ей сопротивляться: прячут знания о процессе, саботируют пилот. Объявить заранее, на что пойдут освободившиеся часы, обычно дешевле, чем потом бороться с саботажем.

Пример расчёта снижения издержек

Пример, цифры условные. Он показывает метод расчёта, к нашим проектам эти цифры отношения не имеют.

Оптовая компания, 40 сотрудников. По итогам замера выбрали три процесса.

Счета и КП. Три менеджера тратят по часу в день на сбор КП и счетов из CRM и прайса. В месяце 21 рабочий день: 3 × 1 × 21 = 63 часа. После автоматизации документ собирается по шаблону, менеджер проверяет его 15 минут в день: 3 × 0,25 × 21 ≈ 16 часов. Освобождается 47 часов.

Разнесение платежей. Бухгалтер тратит 2 часа в день: 42 часа в месяц. Агент разносит выписку по статьям и откладывает спорные платежи, бухгалтер тратит на них полчаса в день: 10,5 часа. Освобождается 31,5 часа.

Отчёт собственнику. Финменеджер каждую неделю 5 часов сводит продажи, деньги и дебиторку, около 21 часа в месяц. Сводка собирается сама и приходит в Telegram каждое утро, на проверку уходит час в неделю, около 4 часов в месяц. Освобождается 17 часов.

Показатель	Расчёт	Результат
Освобождено часов	47 + 31,5 + 17	95,5 ч в месяц
Полная стоимость часа	зарплата, налоги, взносы, рабочее место	700 ₽
Эффект в деньгах	95,5 × 700	около 66 900 ₽ в месяц
Ежемесячные расходы	модели и поддержка	25 000 ₽
Чистый эффект	66 900 − 25 000	около 41 900 ₽ в месяц
Разовые затраты	разработка, интеграции, обучение	250 000 ₽
Срок окупаемости	250 000 ÷ 41 900	около 6 месяцев

В таблице нет двух эффектов, которые сложнее посчитать. Ошибок в ценах стало меньше, потому что КП собирается из прайса, а не копируется руками. Собственник видит цифры каждый день, а не раз в неделю, и замечает просадку раньше. Их стоит фиксировать отдельно, но не включать в окупаемость без цифр.

Когда часы превращаются в рубли

95 часов в месяц — это чуть больше половины ставки. В отчёте о прибылях и убытках они появятся, только если компания ими воспользуется: не наймёт четвёртого менеджера при росте, отдаст бухгалтеру управленческий учёт вместо внешнего консультанта, переведёт часы на продажи. Если сотрудники просто станут меньше загружены, эффект есть, но денег вы не увидите. Поэтому решение о том, на что пойдут часы, принимают до запуска и записывают в план. Как мерить результаты оптимизации бизнес-процессов «до» и «после», мы разобрали в статье про эффективность ИИ.

Система снижения издержек: как удержать результат

Разовая оптимизация бизнес-процессов организации со временем выдыхается. Процессы меняются, появляются новые сотрудники, старые привычки возвращаются. Чтобы эффект держался, нужна простая система оптимизации бизнес-процессов: владелец, метрики и регулярный разбор.

У каждого процесса должен быть владелец: один человек отвечает за то, как процесс работает и какие у него цифры. Метрики берутся из CRM, 1С и телефонии, а не из отчётов сотрудников. Собирать их может агент, который раз в неделю присылает сводку по процессам.

Раз в месяц владельцы разбирают, где метрики ухудшились и почему. Обычно причина в изменившемся процессе или новых данных, и агента нужно докрутить. Раз в квартал повторяйте замер времени по процессам, которые ещё не трогали. Список потерь обновляется, и следующий процесс выбирают по тем же правилам.

Итог

Снижение издержек начинается с замера: куда уходят часы, где ошибки, где ждут. По карте процессов видно, какие потери самые дорогие. Дальше идут регламент, автоматизация и ИИ-агенты, именно в таком порядке. Освободившиеся часы становятся деньгами, когда вы заранее решили, на что их направить.

Замер, карту процессов и оценку эффекта в часах и рублях мы делаем в рамках аудита бизнес-процессов. По его итогам у вас будет план с бюджетом, сроками и метриками. Если задача уже понятна, начните с пилота на одном процессе: как он проходит, описано на странице автоматизации с ИИ. Или напишите нам, и мы обсудим ваши процессы на вводном созвоне.

Источники

• McKinsey: The economic potential of generative AI: The next productivity frontier, июнь 2023.
• ТК РФ, ст. 178. Выходные пособия
• ТК РФ, ст. 179. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников
• ТК РФ, ст. 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата