ИИ в закупках и тендерах: поиск, разбор документации, сравнение поставщиков

ИИ в закупках берёт на себя чтение и сведение данных. Он собирает и сравнивает коммерческие предложения поставщиков, считает потребность по остаткам, ищет подходящие тендеры и разбирает документацию: цену, сроки, обеспечение, требования к участнику и риски. Выбирает поставщика, подписывает заявку и отвечает за закупку по-прежнему человек.

У темы две стороны, и их часто путают. Первая касается закупок вашей компании: заявки от отделов, запросы поставщикам, сравнение КП, договор. Вторая касается участия в тендерах, когда вы сами поставщик и продаёте государственным или крупным коммерческим заказчикам. Ниже разберём обе, отдельно скажем про 44-ФЗ и 223-ФЗ и про то, с чего начать.

Две стороны: закупки компании и участие в тендерах

	Закупки компании	Участие в тендерах
Кто работает	Отдел закупок, снабжение, склад	Тендерный отдел, коммерческий директор
Главная рутина	Заявки, запросы поставщикам, сведение КП, сверка условий	Поиск закупок, чтение документации, подготовка заявки
Откуда данные	1С, МойСклад, почта, таблицы	ЕИС, электронные площадки, тендерные сервисы
Что делает ИИ	Считает потребность, готовит запросы, сводит КП в таблицу, проверяет договор	Отбирает извещения, делает выжимку документации, готовит черновики документов
Что остаётся человеку	Выбор поставщика, переговоры, подпись	Решение об участии, цена, подпись заявки

Инструмент у обеих сторон общий: модель, подключённая к вашим данным и документам. Поэтому в одной компании их часто запускают по очереди. Начинают с той стороны, где ручной работы больше.

ИИ в закупках компании

Применение ИИ в закупках компании начинается задолго до выбора поставщика. Большая часть времени закупщика уходит на сбор информации: сколько нужно, у кого заказать, что предложили и на каких условиях.

Потребность и черновик заказа

Агент берёт остатки и продажи из 1С или МойСклад, считает, на сколько дней хватит запаса, и готовит черновик заказа поставщику. Закупщик проверяет количество и отправляет. Так же устроен агент остатков для селлеров маркетплейсов: он следит за складами, заранее предупреждает о нехватке и готовит поставку. Он есть в нашем каталоге ИИ-агентов.

Та же схема подходит производству, где считают сырьё под заказы, и ресторанам с ежедневной закупкой продуктов. Меняются только источники данных и правила расчёта. Главное правило: количество считает код по формуле, которую утвердил руководитель закупок. Модель объясняет результат и пишет текст заказа.

Сбор и сравнение КП поставщиков

Здесь эффект виден быстрее всего. Предложения приходят в разном виде: PDF, Excel, текст письма, фото прайса из мессенджера. У одного поставщика цена с НДС и доставкой, у другого без, у третьего доставка считается отдельно, а срок указан в рабочих днях.

ИИ читает все предложения и сводит их в одну таблицу по заранее заданным полям: цена за единицу, НДС, доставка, срок поставки, условия оплаты, гарантия, минимальная партия. Пустые поля он подсвечивает и готовит письмо поставщику с уточняющими вопросами.

Пример, цифры условные. Компании нужна партия упаковки на 10 000 штук, пришло три КП.

Поставщик	Цена за ед.	Доставка	Срок	Оплата	Итог за партию
А	18,40 ₽ с НДС	Включена	10 рабочих дней	50% предоплата	184 000 ₽
Б	17,50 ₽ с НДС	12 000 ₽	5 дней	Отсрочка 14 дней	187 000 ₽
В	17,80 ₽ с НДС	Не указана	Не указан	100% предоплата	Уточнить

По цене за единицу поставщик Б выглядит дешевле всех. Если добавить доставку, он оказывается дороже поставщика А, зато даёт отсрочку и короткий срок. По поставщику В агент сам готовит письмо с вопросом про доставку и срок. Решение остаётся за закупщиком, но таблицу он получает готовой.

Проверка поставщика и договора

Перед договором агент проверяет контрагента по открытым данным и Контур.Фокусу и пишет короткое заключение. Так же агент работает в финансовом отделе, подробнее на странице ИИ для финансов и бухгалтерии.

Сам договор поставки агент сравнивает с шаблоном и чек-листом компании: неустойки, сроки, порядок приёмки, ответственность, подсудность. Отклонения он показывает списком с уровнем риска и готовит черновик протокола разногласий. Как работает такая проверка и что остаётся за юристом, мы разобрали на странице ИИ для юристов и работы с документами.

Автоматизация бизнес-процессов закупок

ИИ не исправит процесс, в котором никто не знает, кто согласует заявку и по каким правилам выбирают поставщика. Перед подключением агента процесс закупки описывают: этапы, исполнители, документы, точки согласования, сроки. Таблица описания без BPMN и вопросы для интервью с закупщиком есть в статье описание бизнес-процессов.

Дальше выбирают, какие шаги отдать агенту. Подойдут частые операции, которые занимают много времени и где ошибку легко поймать при проверке. Подробно о таком отборе мы писали в статье автоматизация бизнес-процессов. В закупках под эти условия обычно попадают сведение КП, черновики заказов, сверка счёта с договором и напоминания о сроках поставки.

ИИ для тендеров: поиск, разбор документации, заявка

Теперь о компаниях, которые продают через торги. Здесь ИИ для тендеров решает другую задачу: отсеять лишнее и быстро понять, стоит ли закупка усилий.

ИИ для поиска тендеров

Тендерные сервисы ищут по ключевым словам и кодам классификаторов. Проблема в том, что под фильтр попадает много лишних извещений, и менеджер вручную открывает каждое, чтобы понять, подходит ли оно. ИИ для поиска тендеров читает текст извещения и описание объекта закупки и сравнивает их с профилем компании: что вы поставляете, в каких регионах, какие суммы вам интересны, какие лицензии и опыт у вас есть.

На выходе каждая закупка получает отметку «подходит», «стоит посмотреть» или «не подходит» с коротким пояснением. Менеджер начинает день с короткого списка вместо всей выдачи по фильтру.

ИИ для анализа тендеров: разбор документации

Документация по одной закупке включает извещение, описание объекта закупки, проект контракта, требования к заявке и обоснование цены. Читать всё это целиком ради решения «участвуем или нет» долго. Разбор тендерной документации мы собираем в одну таблицу: требования, сроки и риски видны до того, как менеджер сел за заявку.

Что извлекает ИИ	Зачем
НМЦК и способ закупки	Понять масштаб и порядок торгов
Срок подачи заявок и срок поставки	Успеете ли подготовиться и исполнить
Размер обеспечения заявки и контракта	Сколько денег заморозится
Требования к участнику и документы	Проходите ли вы формально
Критерии оценки	На чём можно выиграть, кроме цены
Условия проекта контракта	Штрафы, приёмка, порядок оплаты
Расхождения между документами	Риски и повод для запроса разъяснений

Последняя строка ценнее остальных. Описание объекта закупки и проект контракта пишут разные люди, и в них бывают разные сроки гарантии, разные адреса поставки, разные требования к упаковке. Модель хорошо находит такие расхождения, если сравнивает документы между собой по списку полей.

Подготовка заявки и запросы разъяснений

После решения об участии ИИ готовит черновики: перечень документов для заявки по требованиям извещения, предложение по характеристикам товара в формате заказчика, текст запроса о разъяснении положений извещения. Финальную версию проверяет менеджер. Цену утверждает руководитель, заявку подписывает уполномоченный сотрудник.

Тендер ИИ-агент: как это работает

ИИ-агент для тендеров работает по расписанию без запроса человека. Пример схемы:

1. Утром агент получает новые извещения из тендерного сервиса через API или из выгрузки по вашим фильтрам.
2. Отбирает подходящие под профиль компании и скачивает документацию.
3. По каждой закупке заполняет таблицу из раздела выше и отмечает риски.
4. Присылает сводку в Telegram или в CRM: что подходит, до какой даты подать заявку, сколько нужно на обеспечение.
5. По закупкам, которые менеджер взял в работу, готовит перечень документов и черновики.

Чем агент отличается от чат-бота и из чего он состоит, мы разобрали в статье что такое ИИ-агент. Таких агентов с интеграциями под ваши системы мы собираем под ключ, подробнее на странице ИИ-агенты для бизнеса.

ИИ в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ: что важно знать

ИИ в закупках по 44-ФЗ ускоряет подготовку, но правила торгов не меняет. Агента настраивают так, чтобы он учитывал сроки и требования закона. Ниже несколько норм, которые чаще всего попадают в его таблицу.

Сроки размещения извещения. По части 3 статьи 42 Закона № 44-ФЗ извещение об электронном конкурсе размещается не менее чем за пятнадцать дней до окончания подачи заявок. Для электронного аукциона действует такой же срок, но если НМЦК не больше 300 млн рублей, а для строительных работ не больше 2 млрд рублей, то не менее семи дней. Для электронного запроса котировок — не менее четырёх рабочих дней. Когда на подготовку есть неделя, быстрый разбор документации решает, успеете ли вы вообще.

Запросы разъяснений. По части 5 той же статьи участник может направить заказчику не более трёх запросов о разъяснении положений извещения по электронному конкурсу или аукциону. Отправить их нужно не позднее чем за три дня до окончания подачи заявок. Раз запросов всего три, расхождения, которые нашёл агент, стоит собрать в один продуманный запрос.

Обеспечение заявки. По статье 44 при конкурентных закупках заказчик обязан установить обеспечение заявки и может его не устанавливать, если НМЦК не превышает 1 млн рублей. Размер составляет от 0,5% до 1% НМЦК при цене до 20 млн рублей и от 0,5% до 5% при цене выше 20 млн. Агент считает сумму по каждой закупке, и финансовый директор заранее видит, сколько денег будет заблокировано.

Критерии оценки. Статья 32 называет критерии: цена, расходы на эксплуатацию и ремонт, качественные и функциональные характеристики, квалификация участника (ресурсы, опыт, деловая репутация, специалисты). Когда закупка оценивается не только по цене, агент показывает, какие документы об опыте и квалификации стоит приложить.

223-ФЗ. Здесь правила задаёт сам заказчик. По статье 2 Закона № 223-ФЗ закупки регламентирует положение о закупке: в нём заказчик описывает способы закупки, порядок их проведения, порядок определения цены и заключения договора. Поэтому для тендеров по 223-ФЗ агенту дают ещё и положение о закупке конкретного заказчика, общих правил тут недостаточно.

ИИ приходит и на сторону заказчиков. По данным «Интерфакса», Федеральное казначейство планирует в январе 2027 года открыть для всех заказчиков первого ИИ-агента в ЕИС. Он будет отслеживать изменения нормативной базы, проверять поставщиков, помогать с расчётом НМЦК и проектами документов. Обучают его на закупках медизделий. Замминистра финансов Алексей Моисеев подчеркнул, что окончательное решение всегда будет принимать человек. Этот принцип стоит заложить и в ваш процесс: агент готовит, сотрудник проверяет и подписывает.

Какие ИИ использовать в закупках

Путей два, и их часто совмещают.

Готовые сервисы. На рынке есть ИИ-ассистенты для участников закупок, сервисы анализа документации с выжимкой ключевых параметров и рисков, проверка соответствия ГОСТ и ТУ, подбор поставщиков, автоматический сбор КП, подготовка запросов о разъяснении и жалоб в ФАС. Такой перечень приводит Контур в обзоре ИИ-сервисов для электронных закупок. Готовые сервисы быстро подключить, но они не видят ваших остатков в 1С, переписки с поставщиками и внутренних шаблонов.

Агент под ваши процессы. Его подключают к 1С, почте, CRM, таблицам и, если нужно, к тендерному сервису через API. Он работает по вашим правилам: какие поля сравнивать в КП, какой чек-лист применять к договору, какой профиль у компании для отбора тендеров.

Модель выбирают под данные. Для разбора документов и КП подходят Claude, GPT и Gemini. Если коммерческие предложения, цены и договоры нельзя выносить наружу, берут GigaChat, YandexGPT или локальную модель на сервере компании.

Ограничения и риски

• Арифметика. Модель может ошибиться в сумме или неправильно перевести цену без НДС в цену с НДС. Итоги, обеспечение и сравнение по цене считает код, модель только извлекает данные и объясняет.
• Сканы и плохие файлы. Нечитаемый скан или таблица картинкой дают ошибки распознавания. Агент должен показывать, из какого файла и с какой страницы он взял каждое значение, чтобы закупщик мог быстро проверить.
• Изменения в извещении. Заказчик может внести изменения в извещение. Агент перечитывает актуальную версию документации перед каждой сводкой и сообщает об изменениях.
• Коммерческая тайна. Закупочные цены и условия поставщиков — чувствительные данные. Что можно отдавать модели, а что обезличить или оставить внутри компании, решают до запуска, вместе с выбором модели.
• Ответственность. Заявку подписывает уполномоченный сотрудник, договор — руководитель. ИИ не принимает решений и не отправляет документы без подтверждения человека.

С чего начать внедрение ИИ в закупках

1. Выберите одну операцию. Для отдела закупок обычно это сведение КП, для тендерного отдела — отбор извещений и выжимка документации.
2. Замерьте, сколько она занимает сейчас. Например, сколько часов в неделю менеджер тратит на просмотр тендеров или на одну таблицу сравнения.
3. Опишите правила. Профиль компании для отбора тендеров, поля для сравнения КП, чек-лист проверки договора. Без них модель будет угадывать.
4. Подключите данные. Почта с КП, 1С с остатками, тендерный сервис. На старте доступ только на чтение.
5. Запустите параллельно с человеком. Две-три недели закупщик работает как раньше и сверяет свои результаты с работой агента.
6. Сравните с замером и расширяйте на следующие операции.

Обучение тоже часть внедрения. Закупщику и тендерному менеджеру мы ставим Claude Code или Codex, подключаем почту, таблицы и 1С и на их же задачах показываем, как сводить КП и разбирать документацию.

Итог

ИИ в закупках снимает рутину у обеих сторон. Отдел закупок получает потребность, посчитанную по остаткам, таблицу сравнения КП с приведением к одной базе и проверку поставщика и договора. Тендерный отдел получает отбор подходящих закупок, выжимку документации со сроками, обеспечением, требованиями и расхождениями и черновики документов. Правила 44-ФЗ и 223-ФЗ остаются прежними, а решение и подпись за человеком.

Если хотите понять, какая операция в ваших закупках окупится первой, начните с аудита процессов: разберём закупки и тендерную работу и посчитаем эффект в часах и рублях. Если задача уже понятна, напишите нам, обсудим её на вводном созвоне.

Источники

• Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ, статья 42. Извещение об осуществлении закупки — КонсультантПлюс.
• Федеральный закон № 44-ФЗ, статья 44. Обеспечение заявки на участие в закупке — КонсультантПлюс.
• Федеральный закон № 44-ФЗ, статья 32. Оценка заявок участников закупки и критерии этой оценки — КонсультантПлюс.
• Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ, статья 2. Правовая основа закупки товаров, работ, услуг — КонсультантПлюс.
• Казначейство планирует в январе 2027 года начать промэксплуатацию первого ИИ-агента в госзакупках — Интерфакс, 21 сентября 2026 года.
• ИИ в электронных закупках: сервисы для заказчиков и поставщиков — Контур, 28 января 2026 года.